Sendika Aidat Mutabakatı Adım Adım Nasıl Yapılır?

Sendika aidat mutabakatı, işverenin ya da kurumun maaştan kesip yatırdığı aidatın, sendikanın o dönem için beklediği aidatla üye üye karşılaştırılmasıdır. Amaç eksik ya da fazla kesileni, hiç kesilmeyeni ve listede olup sendikada kaydı bulunmayanı ayırmaktır. Her ay, banka hesabına para girdikten sonra yapılır.

Toplam tutarın tutması yeterli değildir. 200 TL eksik kesilen bir üye ile 200 TL fazla kesilen başka bir üye toplamda birbirini götürür, ama iki ayrı sorun olarak duruyordur. Mutabakat bu yüzden satır düzeyinde yapılır.

Aidat mutabakatı neden her ay yapılmalı?

İlk neden paradır. Örneğin 8.000 üyeli bir şubede satırların yalnız %2’si eşleşmese bile her ay 160 üyenin aidatı belirsiz kalır. Bu fark birkaç ay birikince geriye dönük düzeltmek hem kurumla yazışma hem de üyeyle tatsız konuşmalar demektir.

İkinci neden süredir. 6356 sayılı Kanun’un 18. maddesine göre işveren aidatı kesmez ya da kestiği aidatı 1 ay içinde sendikaya ödemezse, aidatı en yüksek işletme kredisi faiziyle birlikte öder. Bu hakkı kullanabilmek için hangi ay, hangi üyenin aidatının eksik geldiğini belgeleyebilmeniz gerekir. 4688 sayılı Kanun’da ise kurumun aidatı aylıktan kesip 5 gün içinde yatırması ve listeyi sendikaya göndermesi öngörülür, yani karşılaştıracağınız liste her ay elinize gelir.

Üçüncü neden ileriye dönüktür. Kamu görevlileri sendikalarında 15 Mayıs tespiti aidat kesilen üyeler listesi üzerinden yapılır. Yıl boyunca düzenli mutabakat yapan sendika Mayıs’a temiz bir listeyle girer.

1. adım: Dönemi açın ve tahakkuku çıkarın

Mutabakatın bir tarafı sizin beklentinizdir. Yıl ve ay bazında bir aidat dönemi açılır, birim tutar ya da oran tanımlanır ve o dönemde aktif olan her üye için beklenen aidat hesaplanır. Buna tahakkuk denir.

Tahakkuk listesi ancak üye kayıtları kadar doğrudur. Ay içinde çekilen, nakil olan ya da işkolu değiştiren üyeler dönem açılmadan işlenmelidir. 6356’da çekilme bildirimden 1 ay sonra geçerli olur; 4688’de ise başvurudan 30 gün sonra. Çekilme tarihi doğru girilmezse, o üye bir ay daha “yatmayan” satırı olarak karşınıza çıkar ve boş yere kurumla yazışırsınız.

2. adım: Kesinti listesini toplayın ve tek biçime getirin

Diğer taraf kurumun ya da işverenin gönderdiği listedir. Liste her işyerinden farklı biçimde gelir. Bir belediye Excel gönderir, bir hastane metinli PDF, küçük bir işyeri taranmış kâğıt. Sütun adları da tutarsızdır: bir yerde “TC No”, öbür yerde “Kimlik”, üçüncüsünde yalnız sicil numarası.

Yapılacak iş, her listeyi aynı sütunlara indirmektir: kimlik numarası, ad soyad, kurum ya da işyeri, kesilen tutar ve dönem. Eşleştirme anahtarı olarak T.C. kimlik numarası kullanın. Ad soyad eşleştirmesi Türkçe karakter, evlilik sonrası soyadı değişikliği ve yazım farkları yüzünden yanıltır.

3. adım: Satır satır eşleştirin

Eşleştirme sonunda her satır beş gruptan birine düşer. Grupları baştan tanımlamak, sonraki adımda kimin ne yapacağını da belirler.

Grup	Anlamı	İlk bakılacak yer
Eşleşen	Beklenen ve kesilen tutar aynı.	İşlem gerekmez.
Eksik yatan	Kesinti beklenenden az.	Kısmi çalışma, ücretsiz izin, tutar güncellemesi.
Fazla yatan	Kesinti beklenenden çok.	Geriye dönük kesinti, mükerrer satır.
Yatmayan	Üye aktif ama kesinti yok.	Nakil, emeklilik, çekilme, kurumun listesi.
Üyesi bulunamayan	Listede var, sendikada kaydı yok.	Yeni üye kaydı, yanlış kimlik numarası.

En çok zaman alan grup genellikle sonuncusudur. Kurum, sendikanın henüz işlemediği yeni bir üyenin aidatını kesmeye başlamış olabilir. Kimlik numarasında tek hanelik bir yazım hatası da aynı sonucu doğurur.

Eksik ve fazla yatan satırlarda ise tutarın kendisine bakın. Örneğin aylık aidatı 400 TL olarak beklenen bir üyeden 200 TL kesilmişse, üye ay içinde 15 gün ücretsiz izinde olabilir ya da kurum yeni tutarı henüz sistemine işlememiştir. Genel kurul aidatı değiştirdiyse, değişikliğin yürürlük ayını tahakkukta doğru tanımlamak, aynı farkın aylarca tekrar etmesini önler.

4. adım: Farkları sınıflandırın ve kurumla yazışın

Her farkın sahibi farklıdır. Sendikanın kendi kaydından doğan hatalar, örneğin girilmemiş bir nakil, içeride düzeltilir. Kurumun kesintisinden doğanlar için ise yazılı başvuru gerekir.

Kuruma gidecek yazıyı genel bir “aidatlarda eksiklik var” cümlesiyle değil, üye ve tutar listesiyle hazırlayın. Örneğin “Ekte adı geçen 14 üyenin Ekim 2026 dönemi aidatı kesilmemiştir” diye başlayan ve ekinde dönem, kimlik numarası ve beklenen tutar bulunan bir yazı, kurumun mali hizmetler biriminde çok daha hızlı işlenir. Yazının sayısını ve tarihini mutabakat kaydına not edin; ertesi ay aynı satır yine çıkarsa ne zaman, kime yazdığınızı arayarak vakit kaybetmezsiniz.

Kesintisi durmuş üyeyle de konuşmak gerekir. Bazen üye işyerini değiştirmiştir, bazen emekli olmuştur. Kısa bir SMS ya da telefon, kurumla haftalarca süren bir yazışmadan daha hızlı sonuç verebilir.

5. adım: Dönemi kapatın ve kaydı saklayın

Farklar açıklandıktan sonra dönem kapatılır. Kapatılan dönemde tutarlar değiştirilmez; sonradan gelen bir düzeltme varsa dönem gerekçesiyle yeniden açılır ve kim, ne zaman açtı bilgisi kayda geçer.

Mutabakat kayıtları kâğıt üzerinde biten bir iş değildir. 6356’nın 30. maddesi aidat kayıtlarını tutulması zorunlu defterler arasında sayar ve gelir-gider hesapları iki yılda bir yeminli mali müşavirce denetlenir. Denetçinin soracağı ilk sorulardan biri, banka hesabına giren tutarın hangi üyelere ait olduğudur.

Kapanışta kısa bir özet de çıkarın: kaç satır eşleşti, kaç satır açık kaldı, toplam fark ne kadar. Ay ay yan yana konan bu üç sayı, hangi kurumun düzenli sorun çıkardığını birkaç ay içinde açıkça gösterir.

Mutabakatta sık yapılan hatalar

En yaygın hata mutabakatı yalnız toplam tutar üzerinden yapmaktır. İkincisi, listeleri ad soyadla eşleştirmektir. Üçüncüsü ise farkları bir sonraki aya “devreden” diye taşıyıp hiç kapatmamak; altı ay sonra elinizde kimin borçlu, kimin alacaklı olduğunu kimsenin bilmediği bir yığın kalır.

Bir de görünmeyen hata var. Mutabakatı tek bir kişi kendi bilgisayarındaki dosyada yapıyorsa, o kişi izne çıktığında ya da görevden ayrıldığında yöntem de onunla gider. Adımları yazılı hâle getirmek ve sonuçları ortak bir kayıtta tutmak, işi kişiden bağımsız kılar.

Sendika Yazılımı’nın Aidat modülü bu beş adımı tek ekranda yürütür: dönem açılır, tahakkuk üretilir, kesinti listesi Excel, metinli PDF ya da taranmış PDF olarak içe alınır ve satırlar eşleşen, eksik yatan, fazla yatan, yatmayan, üyesi bulunamayan diye ayrılır. Borçlu üye listesi raporlar bölümünden Excel olarak alınır, aidat kesintisi duran üyeye iletişim modülünden otomatik mesaj gidebilir. İlk mutabakatınızı eski listelerinizle denemek isterseniz geçiş ve kurulum adımlarına göz atabilirsiniz.