Sendika Yönetim Yazılımı Nedir, Ne İşe Yarar?

Sendika yönetim yazılımı, bir sendikanın üye kaydını, aidat takibini, muhasebesini, evrakını ve üyeyle iletişimini tek sistemde toplayan yazılımdır. Genel merkez ve şubeler aynı kayıt üzerinde çalışır. Excel dosyaları, kâğıt defterler ve dağınık SMS panelleri yerine tek bir doğru kaynak oluşur.

Bu ihtiyaç teknik bir merak değil, doğrudan mevzuattan doğar. 6356 sayılı Kanun’un 30. maddesi işçi sendikalarına bir düzineden fazla defter ve liste tutturur; 4688 sayılı Kanun ise her yıl 15 Mayıs itibarıyla üye sayısının kurumlarla birlikte tespit edilmesini ister. Örneğin 8.000 üyeli, 12 şubeli bir sendikada bu işleri elle yürütmek, aynı üyenin üç ayrı dosyada üç farklı adresle durması demektir.

Sendika yönetim yazılımı hangi işleri kapsar?

İyi kurulmuş bir sistem sendikanın günlük işini altı başlıkta toplar. Üyelik, aidat ve muhasebe, evrak, iletişim, genel kurul ve yetki, son olarak güvenlik. Her başlık ayrı bir modül gibi görünse de hepsi aynı üye kaydına bağlanır.

Bağlantının değeri küçük örneklerde anlaşılır. Bir üye A şubesinden B şubesine nakil olduğunda aidat dönemi, şube listesi ve SMS grubu kendiliğinden güncellenmelidir. Ayrı tablolarla çalışan sendikalarda bu 3 düzeltme 3 farklı kişinin masasına gider. Çoğu zaman biri unutulur.

Kimin neyi gördüğü de aynı ölçüde önemlidir. Genel sekreter bütün teşkilatı izlerken şube sekreteri yalnız kendi şubesinin üyelerini, avukat yalnız kendi dosyalarını, mali işler sorumlusu ise fişleri ve banka hareketlerini görmelidir. Rol ve yetki ayrımı olmayan bir sistem, 50 kullanıcıya ulaştığında ortak bir Excel dosyasından daha güvenli değildir.

Üye kaydı ve üyelik hareketleri

Üyelik modülü sistemin omurgasıdır. İşçi sendikalarında üyelik e-Devlet üzerinden başvuru ve sendikanın kabulüyle kazanılır; sendika 30 gün içinde reddetmezse başvuru kabul edilmiş sayılır. Kamu görevlilerinde ise üye kayıt formu 3 nüsha doldurulur. İki rejimde de süre işler.

Yazılım burada üç iş görür. Mükerrer kaydı engeller. Yönetim kurulunun üyelik kararını numaralı bir karar defterine bağlar ve çekilme, nakil, yeniden üyelik gibi hareketleri tarih sırasıyla üye kartında saklar; böylece bir üyenin 2019’dan bu yana hangi şubede, hangi işyerinde olduğu tek ekranda görünür.

Aidat, muhasebe ve mali denetim

Aidat sendikanın can damarıdır ve en çok hata da burada çıkar. 6356’nın 18. maddesine göre aidat, sendikanın yazılı başvurusu üzerine işverence ücretten kesilip sendikaya ödenir. 4688’de kurum kesintiyi yapar ve 5 gün içinde sendikanın banka hesabına yatırır. Bu akışın her ay bir de sağlaması gerekir: kurumun kestiği tutar, sendikanın beklediğiyle tutuyor mu?

Yönetim yazılımında bu sağlama mutabakat ekranında yapılır. Kurumdan gelen kesinti listesi içe alınır, beklenen tahakkukla satır satır karşılaştırılır ve fark doğuran üyeler ayrı listelenir. Muhasebe tarafında tahsilat, tediye ve mahsup fişleri, banka ekstreleri ve mizan aynı veriden beslenir. Gelir-gider hesapları iki yılda bir yeminli mali müşavir denetiminden geçtiği için, fişi kimin hazırladığı ve kimin onayladığı bilgisi bir gün mutlaka aranır.

Evrak, zorunlu defterler ve resmî yazışma

Bir şubeye günde onlarca yazı girip çıkabilir. Kurumdan gelen kesinti listesi, işverene giden temsilci bildirimi, mahkemeden gelen tebligat. Hepsinin numarası, tarihi ve muhatabı gelen-giden evrak defterine işlenir. Zimmet ve demirbaş defterleri de aynı ailedendir.

Elektronik belge yönetimi bu defterleri iş yaparken oluşturur. Yazı antetli şablondan hazırlanır, e-imzaya gider, KEP ya da posta kanalıyla çıkar ve deftere numarasıyla düşer. Dönem sonunda defterin A4 çıktısını almak, sayfa sayfa elle doldurmaktan çok daha az emek ister. KEP 5070 sayılı Kanun çerçevesinde delil niteliği taşıdığı için gönderim kaydının evrakla aynı yerde durması ayrıca işinizi kolaylaştırır.

Üye iletişimi, portal ve mobil uygulama

Üyeye ulaşamayan sendika, örgütlenme gücünü de kaybeder. Yazılımın iletişim tarafı SMS ve e-posta gönderimini üye filtreleriyle birleştirir. “Ankara’daki, son 3 ayda aidatı kesilmeyen üyeler” gibi bir grubu bulup tek mesajla ulaşmak birkaç dakika sürer.

İkinci kanal üyenin kendi ekranıdır. Üye portalı ve mobil uygulama sayesinde üye aidat geçmişini görür, istenen belgeyi gönderir, duyuruları okur, yardım ya da hukuk başvurusu yapar. Sendika açısından kazanç iki yönlüdür: telefon trafiği azalır. Üyenin elindeki bilgi de güncel kalır.

Genel kurul, yetki ve teşkilatlanma

Olağan genel kurul en geç 4 yılda bir toplanır ve hazırlığı aylar sürer. Delege kontenjanı, delege listesi ve hazirun listesi üye verisinden üretilir. Kayıtlar dağınıksa en çok zaman kaybedilen iş, kimin delege olmaya hakkı olduğunu çıkarmaktır.

Yetki ise işçi sendikaları için ayrı bir hesap gerektirir. İşkolundaki işçilerin en az %1’ini üye kaydetmek ve işyerinde çalışanların yarıdan fazlasına, işletmede %40’ına ulaşmak gerekir. Teşkilatlanma ekibi hangi işyerinde kaç üyeye daha ihtiyaç olduğunu bilirse saha ziyaretlerini de ona göre planlar, bu hesap da tahminle değil gerçek üye listesiyle yapılır.

Örgütlenme çalışmasının kendisi de kayıt ister. Hangi işyerine kim, hangi gün gitti, kaç kişiyle görüştü, bir sonraki adım ne? Bu notlar bir saha sorumlusunun defterinde kaldığında, o kişi görevden ayrıldığı gün kaybolur.

Seçerken güvenlik ve KVKK’ya nasıl bakmalı?

Sendika üyeliği, KVKK’nın 6. maddesine göre özel nitelikli kişisel veridir. Bu yüzden bir sendika yönetim yazılımı seçerken ilk soru ekranların görüntüsü değil, verinin nerede ve nasıl tutulduğudur. Sunucular Türkiye’de mi? T.C. kimlik numarası şifreli mi? Şube kullanıcısı yalnız kendi şubesini mi görüyor?

Üç soru daha sorun. Her okuma ve dışa aktarma kayıt altına alınıyor mu? Yedekler şifreli ve farklı bir şehirde mi? Bir veri ihlalinde Kurul’a 72 saat içinde bildirim yapılmasını sağlayacak yazılı bir prosedür var mı? Cevaplar belirsizse yazılım sendikanın yükünü azaltmak yerine ona yeni bir risk ekler.

Excel’den geçiş ne kadar zahmetli?

Çoğu sendikanın düşündüğünden azdır. Mevcut üye, işyeri ve aidat listeleri sütun eşleme ve satır satır doğrulamayla içe alınır; her satır Tamam, Uyarı ya da Hata olarak işaretlenir. Aktarımdan hemen sonra 20 alan için eksik bilgi raporu çıkar ve hangi üyenin telefonunun, hangisinin işyerinin boş olduğu görünür.

EnterX Bilişim’in geliştirdiği Sendika Yazılımı, yukarıdaki işleri genel merkez ve şube paneli, üye portalı ve mobil uygulama olarak aynı çatıda toplar. Hangi işin hangi ekranda yapıldığını modüller sayfasında, üyenin telefonunda neler gördüğünü üye uygulaması bölümünde, verinin nasıl korunduğunu güvenlik ve KVKK sayfasında inceleyebilirsiniz. Mevcut kayıtlarınızın nasıl taşınacağını geçiş ve kurulum adımlarında, kendi verinizle nasıl görüneceğini ise bir demo görüşmesinde konuşabiliriz.